Laporan Praktikum T.I ( Format cell & Mail Merge )

·      Menggunakan Format Cells untuk mengubah format angka

Sering kali saat kita memasukkan angka pada cell-cell di MS Office Excel terjadi perubahan-perubahan angka yang mengganggu kerja kita. Angka yang muncul di cell tidak sesuai dengan apa yang kita masukkan tadi.

Untuk mengubah ke bentuk yang kita inginkan, langkah-langkah yang harus kita lakukan adalah:

a.    Blok/pilih cell yang ingin diubah bentuk penulisan angka normal

b.    Klik kanan, kemudian pilih “Format Cells”

c.     Pada tab “Number”, pilih category “Number”.

d.    Pastikan Decimal Places pada angka nol (0) agar tidak muncul angka decimal.

e.    Klik OK

·      Menggunakan Mail Merge

Mail Merge pada MS Word digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang templatenya sama namun tujuan penerimanya berbeda. Contoh penggunaan Mail Merge adalah dalam pembuatan undangan yang template undangannya sama namun dengan penerima undangan yang berbeda-beda.

Langkah-langkah penggunaan Mail Merge dalam pembuatan undangan adalah sebagai berikut :

a.    Sebelum menggunakan Mail Merge, buatlah terlebih dahulu daftar penerima. Dalam hal ini saya menggunakan MS Excel untuk membuat daftar penerima undangan dengan title tabel “Nama” yang telah disave.

b.    Buatlah undangan di MS Word. Kosongkan dulu bagian penerima

c.     Klik tab “Mailings”

d.    Klik “Select Recipients”. Kemudian Pilih “Use Existing List”

e.    Cari file Excel berisi nama penerima undangan yang telah disave

f.     Pilih file excel tersebut dan kemudian klik Open. Pilih sheet berisi daftar nama kemudian klik OK

g.    Setelah itu arahkan kursor ke samping bagian penerima

h.    Kemudian klik “Insert Merge Field”. Kemudian pilih “Nama”

i.      Jika yang muncul bukan nama si penerima, maka klik “Preview Results”

j.      Untuk mengganti penerima, klik tombol next atau previous disamping “Preview Results”

k.    Undangan selesai dibuat.